In heel wat bedrijven is een archief een -verplicht - noodzakelijk kwaad. Het vergt niet alleen heel wat tijd en ruimte, het is meestal ook onbegonnen werk om een document terug te vinden in één van de honderden of duizenden dossiers. Bovendien heeft de sterke doorbraak van digitale communicatiemedia (digitale tekstverwerking, e-mail, etc.) op korte termijn voor een heuse revolutie veroorzaakt in ons communicatiepatroon.

Vroeger was het evident dat we communiceerden via papier. Vandaag is dit niet meer zo en kan het woord "document" heel ruim geïnterpreteerd worden.

Onder het woord "document" verstaan we zowel brieven, e-mails, telefoongesprekken, foto's, documenten aangemaakt in MS Word / Excel, multimedia, faxen, ERP-documenten, etc.

Het principe van een digitaal document management systeem is eenvoudig: de documenten die digitaal beschikbaar zijn worden zonder omwegen in DIAS gearchiveerd. Papieren documenten zoals facturen, leveringsnota's, artikels uit tijdschriften, ... worden eerst met een scanner (lees hier meer over documentscanners) gedigitaliseerd en komen zo in het systeem.

Voordelen digitaal documentbeheer:

	Tijd besparen - geen tijdverlies met het zoeken en opbergen van documenten - gelijktijdig gebruik van documenten (zelfs op verschillende locaties) - geen fysieke verplaatsing naar het archief nodig
	Kosten verlagen
	Serviceverbetering door onmiddellijke toegankelijkheid van de informatie
	Ruimte besparen (uw fysiek archief kan grotendeels vernietigd worden)
	Betere beveiliging van de documenten
	Wereldwijde toegankelijkheid van uw archief